Gestión de Amacenamaiento de una Recicladora

PAPELES Y METALES, S.A

INTRODUCCIÓN

Con la elaboración de este trabajo buscamos establecer normas y propuestas que sirvan para regular y mejorar el almacenamiento, operación y control de las bodegas de Papeles y Metales, S.A. Esto con el fin de proteger al personal, equipos, materiales y herramientas que se almacenan y manipulan.

Ya en la actualidad la mala organización de sus áreas le ha traído a la empresa grandes pérdidas de dinero, devoluciones de material, tiempo y productividad.

ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO

Antecedentes de la Empresa

Papeles y Metales, S.A. es una empresa pequeña dedicada a la compra de materiales para reciclar, como papel, cartón y metales ferrosos y no ferrosos. Reciclar se refiere al conjunto de actividades que pretenden reutilizar partes de artículos que en su conjunto han llegado al término de su vida útil, pero que admiten un uso adicional para alguno de sus componentes o elementos.

La labor de compras de Papeles y Metales, S.A. depende de proveedores particulares y de empresas (en su mayoría imprentas), que llegan a vender su material a nuestro local o a quienes le retiramos material de sus bodegas. Luego de ser clasificado, este material es empacado y procesado para su venta final a nuestros clientes.

Al pasar de los años en Panamá, la educación del reciclaje ha ido en aumento, debido a que representa una fuente de empleo generando utilidades, además de mantener nuestras ciudades limpias y por consiguiente un mejor ambiente. Estadísticas demuestran que por cada tonelada de papel que se recicle se dejan de talar cuatro árboles, ya que en gran mayoría el papel proviene de la madera.

Situación actual de los problemas por área

Actualmente los colaboradores del departamento de recepción, acomodo, almacenamiento, preparación de pedidos y despachos presentan problemas de Calidad y Producción ya que no fusionan todas las actividades de cada una de estas área.
El problema que presenta actualmente la empresa Papeles y Metales, S.A. se debe a que en su gestión de almacenamiento existen problemas como:

· El supervisor de área no desempeña su labor asignada a cabalidad, suponemos por falta de carácter, de actitud, de liderazgo.

· Colabores desmotivados (insatisfacción por la remuneración, pocos beneficios)

· Infraestructura inadecuada. (esta es su mayor limitante y se ve reflejada en cada una de las áreas)


ÁREA DE RECEPCIÓN

La zona donde se recibe la materia es la misma donde se despacha y esto causa congestiones.

· Demasiado material para reciclar. (no se cuenta con suficiente mano de obra, ni con la maquinaria requerida para atender todo el volumen de materia prima que reciben).

· En el recibo se compara la orden de compra del proveedor contra la existente en el recibo.

· Se recibe, cheque y legaliza la materia prima de acuerdo con lo recibido, si existen alguna diferencia se informa de la misma.

· Luego la materia prima es trasladada a la zona de acomodo.

ÁREA DE ACOMODO

Los colaboradores no están cumpliendo con los estándares mínimos de calidad que requiere el producto final.

· La clasificación del material se da de acuerdo a la textura y el color, ejemplo: Blanco, Colores pasteles, papel periódico, folder, cartón, plásticos, metales ferrosos y no ferrosos.

· La primera clasificación no debe presentar contaminación, ejemplo: plásticos, gomas, ligas, papeles fluorescentes, basura.

· Infraestructura: no cuentan con suficiente espacio para dividir y clasificar de manera más ordenada la materia prima.

· Salubridad: Muchas veces el material llega contaminado ya que es material para reciclar y no se cuenta con suficiente seguridad para el personal.

· Existe descuido de los empacadores al momento de confeccionar la paca.

· Podrían producir más cantidad de pacas por turno dependiendo de: la materia prima, y del tiempo en que demora llegar el material al lugar de embalaje.

Para lograr la venta diaria requerida se debe cumplir con un mínimo de producción de 24 pacas de papel embalado.

Al tratar de cumplir con la calidad bajan la producción y viceversa.


ÁREA DE ALMACENAMIENTO

· Falta de luminarias, extractor de polvo y señalizaciones.

· No hay suficiente espacio en el área de almacenamiento y la materia prima toda se almacena junta sin tener una separación de la misma por tipo de material y esto ocasiona que a la hora de arreglar los pedidos se tengan que mover mercancía innecesaria con la montacargas esto genera perdía de tiempo.

· No cuentan con maquinaria suficiente para manipular y apilar la materia prima de forma ordenada.

ÁREA DE PREPARACIÓN DE LOS PEDIDOS

· Exigencias por parte del único y principal cliente que tiene la empresa, que por un porcentaje mínimo de variación en lo exigido por ellos, rechazan el material considerándolo por completo contaminado. Los supervisores opinan que esto se debe también a lo obsoleto que se encuentra los molinos que procesan las pacas que vende la empresa Papeles y Metales, S.A. Por lo que se hace difícil completar la producción solicitada.

La materia prima como papel y cartón no cuenta con un empaque o cubierta que la proteja una vez salga de la empresa, solo es comprimida y se le colocan zunchos.

ÁREA DE DESPACHO

Se compara la mercancías a despachar y la orden del cliente.

Se realiza el despacho de órdenes o facturas, pedidos y materiales, información sobre lo que sale, control de calidad y de documentación y armado de pedido.
Ubican el vehículo o contenedor para cargarlo y luego despacharlo.


POSIBLES MEJORAS EN LAS ÁREAS

Unos de los aspectos más relevantes a mejorar en la empresa son el factor espacio para contar con una mejor distribución de la planta, seguridad del personal, protección y conservación de la materia prima.

ÁREA DE RECEPCIÓN

Se podría establecer dos entradas en la empresa una donde se reciba a los proveedores con la materia prima y la otra para el despacho de la materia al cliente.

Se puede programar el horario de atención de llegada de proveedores con el fin de evitar estas congestiones.

Es muy importante en el área de recepción conocer aspectos como la dimensiones de la misma, el tipo de carga, la velocidad de operación, el número de vehículos que se pueden atender a la vez y la seguridad para hacer más funcional la recepción y poder atender todo el volumen de materia prima que reciba.

Oficinas para el procesamiento de información, ordenes de entrega y permitir generaciones de reportes.

ÁREA DE ACOMODO

· Si los materiales son tóxicos, corrosivos, inflamables, explosivos, polvorientos o de mal olor, se debe advertir y proteger al personal expuesto.

· Funcionamiento optimo de las maquinarias que comprimen la materia prima y disposición de los materiales para el embalaje de la materia.

· Capacitación del personal en cuanto a la salubridad, manejo de los materiales y equipos.

· Implementación de áreas donde se pueda dividir y clasificar la materia de forma más ordenada y separar los productos buenos, regulares y de mal estado.


ÁREA DE ALMACENAMIENTO

· El primer paso es conocer y clasificar los materiales, bajo dos aspectos importantes:

- Almacenamiento en patios o áreas descubiertas: Se ubican materiales que no sufran deterioro en su naturaleza misma y en su embalaje.

- Almacenamiento bajo techo: Se deben almacenar los materiales que por su forma, volumen, valor, actividad de entrega y salida lo requiera.

· Una vez el área de almacenamiento este divido en secciones según la materia prima se proceda a un apilamiento ordenado en donde se tenga en cuenta la resistencia, estabilidad y facilidad de manipulación del embalaje.

· Apilamiento al piso en arrumes, ya que el mismo tiene ventajas como: buena utilización del volumen, emplea equipos sencillos, despejado para instalar y no requiere inventario de estantería.

· Los pasillos, hasta donde sea posible, deben ser rectos y conducir directamente a las salidas, deben existir el menor número de cruces posibles. Los mismos deben ser situados donde existe la mayor iluminación y visibilidad. Las pilas de materiales no deben entorpecer el paso, estorbar la visibilidad no tapar el alumbrado.

· Señalización: Colocar carteles y/o avisos en los sitios de ubicación de los equipos de control de incendios y de primeros auxilios, salidas de emergencia, sitios y elementos que presenten riesgos como columnas, áreas de almacenamiento de materiales peligrosos y otros. Permitir el fácil acceso a los extintores y demás equipos de lucha contra incendio. Las válvulas, interruptores, cajas de fusibles, tomas de agua, señalizaciones, instalaciones de seguridad tales como botiquín.

· Al almacenar materiales comprobar la estabilidad de los mismos.
Las pilas de materiales que puedan rodar, tambores, deben asegurarse mediante cuñas, tacos o cualquier otro elemento que impida su desplazamiento y evitar pilas demasiado altas


ÁREA DE PREPARACIÓN DE LOS PEDIDOS

· Se debe cubrir y proteger el material cuando éste lo requiera.

· La implementación de puestos de preparación de pedidos en donde el operario este en un sitio fijo y prepare las unidades de carga que le llegan.

· Realizar la preparación de pedidos múltiples donde los pedidos están constituidos solo por unos pocos productos y pueden prepararse varios pedidos a la vez.

· Área suficiente para ubicar los productos pendientes de despacho, previamente.

· Área suficiente paletizar o containerizar la materia prima.


ÁREA DE DESPACHO

· Presentar solicitud de Materiales

· Llevar acta de mermas, perdidas o deterioro de la materia prima.

· Que exista un buen manejo de información entre todas las áreas para así poder cumplir con los pedidos a tiempo.

· Oficina para manejo de información, control de despachos y proceso de órdenes.

· Disposición de suficientes camiones para efectuar la entrega hasta la puerta del cliente.


Propuesta de ampliación de la Empresa Papeles y Metales, S.A.

La empresa había hecho un estudio para un plan de ampliación y esta fue la información que nos brindaron:

· La compra del terreno en donde se construiría un hangar para realizar una ampliación de la empresa para mejoras de infraestructura tiene un valor total de B/. 35,000.00.

· La construcción de este hangar, con todo su equipamiento tendría un costo de B/. 35,000.00. Incluyendo duchas y un comedor para mejorar el ambiente laboral de los colaboradores.

· Compra de Herramientas de Seguridad y Salubridad tales como: mascarillas y guantes adecuados, extractor de polvo, fuente de agua. Valor total de B/. 5,000.00.

· Capacitación y Orientación del Personal sobre temas como trabajo en equipo, manipulación de material reciclable, manejo de maquinaria industrial. Para los supervisores, capacitación en temas de liderazgo. Estas capacitaciones tendrían valor total de B/. 2,000.00.
TOTAL DE B/77,000.00

Análisis de los beneficios de Implantación

Los beneficios que se obtendrán después de este estudio se pueden ver plasmados inicialmente en el desempeño de los colaboradores, ya que los mismos deberían aumentar la producción, mejorar la calidad, y por ende la rentabilidad del negocio será mucho mayor.

Diseño y Análisis de la Propuesta

La propuesta consiste en elaborar un diseño de cómo debería distribuirse el espacio de la planta a fin de que los colaboradores trabajen mejor.

La segunda parte de la propuesta sería influir en la satisfacción y motivación del personal, brindándoles algunas herramientas que ellos consideran que mejorarían su desempeño en el trabajo, como las siguientes:

· Un área exclusiva donde puedan tomar y descansar en su hora de almuerzo.
· Duchas para asearse después de la jornada diaria.
· Fuente de agua fría y caliente.
· Equipo de seguridad adecuado.
· Extractor de polvo, para evitar enfermedades respiratorias.

La tercera parte de nuestra propuesta consiste en ofrecerles distintos tipos de capacitación para los empleados en distintas áreas del negocio, como lo son:

· Trabajo en equipo: porque se necesita que todos trabajen orientados hacia una meta propuesta, que en nuestro caso es, completar la producción diaria cumpliendo con los estándares de calidad requeridos.

· Manipulación de material reciclable: instruir al personal para que puedan seleccionar de forma eficiente el material.

· Manejo de maquinaria industrial: Para que puedan realizar el trabajo de manera eficaz.

· Capacitación de liderazgo: para que los supervisores puedan influir de manera positiva a sus subalternos, para lograr la meta propuesta.
Recomendaciones

· Por un proceso de renovación se debe reestructurar el área de selección y embalaje.

· Influir en la actitud de los colaboradores para que todos estén satisfechos con el trabajo que desempeñan, y participen en el cambio, y de esta manera incrementen el compromiso que tienen con la compañía.

· Capacitar al personal para que se obtenga un beneficio de ganar - ganar, porque ellos adquieren nuevos conocimientos para su propio beneficio y la empresa como tal obtiene trabajadores de mejor calidad.

CONCLUSIONES

Cuando surgen los problemas se tiende a pensar de manera segmentada, se piensa que el problema es del personal, no se piensa en términos globales o sistemáticos, en el que una dificultad en un área específica (recepción, acomodo, almacenamiento, preparación de pedidos y despacho) afectará lo deseemos o no otras áreas de la empresa, todo el personal debe recibir la capacitación; el problema es de todos y los beneficios también deben ser de todos.

La empresa, la familia, la sociedad, son sistemas, algunos abiertos otros cerrados. Se debe realizar un análisis más completo del problema en sí, clasificar los mismos y tratar de dar respuestas a cada una de las áreas, para así descubrir muchos aspectos interesantes, probablemente no vinculados solo al personal, sino también a otras áreas de la empresa y que de seguro por el paso del tiempo quedaron rezagadas, obsoletas y que requieren de una urgente revisión y posterior reestructuración.

Los tiempos en que la empresa inicio eran otros, el tamaño del área donde están ubicados se quedo pequeño para la cantidad de movimiento (material adquirido y para la venta) y personal con que actualmente se cuenta, que ha ido en aumento debido a que la actividad del reciclaje se ha incrementado notablemente durante los últimos 10 años en Panamá.